Laporan mingguan harus selesai sore ini, tiba-tiba atasan minta kamu presentasi, dan email ke klien sudah tiga kali ditulis ulang. Nah, di situasi seperti ini, kamu bisa pakai contoh prompt AI untuk kerja kantor agar pekerjaan kamu jadi lebih mudah.
Mulai dari draf, ringkasan, sampai kerangka slide, asalkan instruksinya jelas. Berikut 12 prompt yang bisa langsung kamu salin untuk Word, PPT, dan email. Tinggal ganti bagian dalam [kurung siku] sesuai kebutuhan kamu.
Ringkasan Cepat:
- Prompt yang efektif memuat konteks, tugas, format hasil, audiens, dan batasan.
- Ada 12 contoh prompt untuk Word, PPT, dan email yang bisa kamu salin dan sesuaikan.
- Hasil AI tetap perlu kamu periksa, dan data rahasia jangan dimasukkan tanpa izin.
Cara Nulis Prompt AI untuk Kerja Kantor agar Hasilnya Relevan
Prompt yang baik bisa menjawab lima hal, yaitu konteks, tugas, format, audiens, dan batasan. Kalau arahannya lengkap, hasilnya akan lebih sesuai dan makin sedikit revisinya.
Tips untuk rumus prompt: Konteks + Tugas + Format hasil + Audiens + Batasan.
- Konteks: situasi atau dokumen yang sedang kamu kerjakan.
- Tugas: apa yang harus dilakukan AI.
- Format: bentuk hasilnya, misalnya poin, tabel, atau email.
- Audiens: siapa yang akan membaca hasilnya.
- Batasan: panjang, gaya bahasa, dan fakta yang tidak boleh diubah.
Contohnya:
Saya staf admin yang menyusun laporan mingguan. Buat draf dari catatan berikut: [tempel catatan]. Bagi menjadi pencapaian, kendala, dan tindak lanjut untuk atasan langsung saya. Maksimal 200 kata dan jangan menambahkan fakta.
| Prompt kurang spesifik | Prompt lebih efektif |
| Buat laporan. | Buat draf laporan mingguan dari catatan berikut, dengan bagian pencapaian, kendala, dan tindak lanjut. Gunakan bahasa profesional dan jangan menambahkan fakta. |
| Buat PPT. | Buat kerangka presentasi lima slide tentang [topik] untuk [audiens]. Setiap slide memiliki judul, maksimal tiga poin, dan satu pesan utama. |
| Balas email ini. | Buat balasan email yang sopan dan ringkas untuk [tujuan]. Pertahankan fakta pada pesan asli dan tandai informasi yang perlu saya konfirmasi. |
Ada dua cara memakai prompt ini. Pertama, kamu bisa pakai chatbot AI eksternal seperti ChatGPT, kamu bisa menempelkan teks, lalu menyalin hasilnya ke dokumen.
Kedua, lewat Copilot yang perasang di aplikasi Microsoft Office, yang ada di dalam Word atau PowerPoint. Kalau kamu bingung, pelajari dulu cara menggunakan Copilot di Word dan PowerPoint.
Contoh Prompt AI untuk Word: Laporan, Ringkasan, dan Surat
Di Word, AI bisa bantu kamu untuk menyusun draf, merangkum dokumen yang panjang, perbaiki kalimat, dan membuat struktur tulisan. Tapi, agar promptnya bagus kamu harus sebutkan tujuan dokumen, pembaca, panjang tulisan yang kamu inginkan, dan gaya bahasa yang kamu pakai.
Berikut contoh prompt AI untuk Word yang bisa kamu coba:
Prompt 1: Draf laporan kerja
Dipakai saat catatanmu masih berantakan dan butuh laporan rapi. Hasilnya draf tiga bagian yang tinggal kamu poles.
Kamu adalah asisten administrasi. Buat draf laporan mingguan berdasarkan catatan berikut: [tempel catatan]. Gunakan bahasa profesional dan bagi menjadi bagian pencapaian, kendala, dan tindak lanjut. Jangan menambahkan fakta yang tidak tersedia.
Setelah draf jadi, laporan yang panjang akan lebih enak dibaca kalau kamu tahu cara membuat daftar isi dan nomor halaman otomatis di Word.
Prompt 2: Merangkum dokumen panjang
Cocok untuk atasan yang tidak sempat membaca 20 halaman. Hasilnya lima poin singkat.
Ringkas teks berikut menjadi lima poin utama untuk atasan yang hanya punya waktu dua menit membaca. Pertahankan angka, keputusan, dan tindak lanjut yang penting: [tempel teks].
Prompt 3: Memperbaiki gaya bahasa
Dipakai saat tulisanmu sudah jadi tapi terasa kaku atau berbelit. Hasilnya versi yang lebih jernih dengan isi yang sama.
Perbaiki teks berikut agar lebih jelas, profesional, dan mudah dipahami. Pertahankan maksud aslinya dan jangan mengubah fakta: [tempel teks].
Prompt perbaikan seperti ini juga berguna untuk dokumen lamaran. Kalau kamu sedang menyiapkan CV, ada panduan soal menggunakan prompt AI untuk membantu menyusun CV di Word. Pastikan pengalaman yang kamu masukkan tetap data aslimu.
Prompt 4: Surat resmi
Dipakai saat kamu butuh kerangka surat dengan cepat. Hasilnya draf surat dengan bagian kosong yang jelas untuk kamu isi.
Buat draf surat resmi untuk [tujuan surat] yang ditujukan kepada [penerima]. Gunakan bahasa formal dan susunan yang rapi, serta tandai bagian yang perlu saya lengkapi dalam kurung siku.
Apapun hasilnya, cek manual nama, tanggal, angka, dan informasi resmi sebelum dokumen dikirim.
Contoh Prompt AI untuk Membuat PPT: Kerangka, Isi Slide, dan Rapat
Untuk PPT, AI bisa bantu kamu menyusun ide presentasi, urutan slide, ringkasan materi, dan bahasa sesuai audiens yang kamu inginkan. Tapi hasilnya sering berupa outline,bukan file PPT jadi, karena kemampuan membuat slide tergantung pada tools atau AI yang kamu pakai.
Kalau ingin melihat alurnya dari awal, baca panduan membuat PPT dengan bantuan AI sebelum mencoba. Berikut empat prompt AI untuk membuat PPT.
Prompt 1: Kerangka presentasi
Dipakai saat kamu bingung mulai dari mana. Hasilnya outline lima slide lengkap dengan pesan inti.
Buat kerangka presentasi lima slide tentang [topik] untuk audiens [audiens]. Setiap slide harus memiliki satu judul, tiga poin utama, dan satu pesan inti.
Prompt 2: Laporan menjadi slide
Cocok kalau laporan sudah ada tapi harus dipresentasikan besok. Hasilnya rancangan enam slide tanpa paragraf panjang.
Ubah laporan berikut menjadi rancangan presentasi enam slide. Prioritaskan temuan utama, data penting, kendala, dan rekomendasi. Hindari paragraf panjang: [tempel laporan].
Prompt 3: Presentasi rapat
Dipakai untuk rapat bulanan. Data yang belum ada ditandai placeholder, jadi tidak diisi asal.
Susun struktur presentasi rapat bulanan untuk tim [nama tim]. Sertakan pencapaian, perbandingan target dan realisasi, masalah utama, serta rencana tindak lanjut. Gunakan placeholder untuk data yang belum tersedia.
Prompt 4: Merapikan isi slide
Dipakai saat slide terlalu penuh teks. Hasilnya teks lebih ringkas plus saran visual.
Evaluasi teks pada slide berikut agar lebih ringkas dan mudah dipahami saat dipresentasikan. Pertahankan angka dan fakta, lalu sarankan visual yang sesuai: [tempel isi slide].
Tips singkat: satu slide cukup untuk satu gagasan. Cek angka, sumber data, dan alur cerita sebelum presentasi dipakai. Supaya tampilan tetap seragam dari slide pertama sampai terakhir, kamu juga bisa belajar membuat template PowerPoint yang konsisten dengan Slide Master.
Contoh Prompt AI untuk Email Profesional: Follow-Up, Permintaan Info, dan Lamaran
Prompt email sebaiknya menyebut penerima, tujuan, konteks, dan nada komunikasi. Tanpa itu semua, email buatan AI cenderung generik dan terasa seperti template yang dikirim ke semua orang. Berikut empat prompt AI untuk email profesional.
Prompt 1: Email tindak lanjut
Dipakai saat kamu perlu mengingatkan tanpa terkesan menagih. Hasilnya email pendek yang sopan.
Buat email follow-up kepada [penerima] mengenai [topik] yang sebelumnya dibahas pada [tanggal]. Gunakan nada sopan, singkat, dan profesional. Jangan terdengar mendesak.
Prompt 2: Meminta informasi ke rekan kerja
Cocok untuk meminta update proyek. Hasilnya email yang jelas soal apa yang dibutuhkan dan kapan batas waktunya.
Susun email kepada tim [nama tim] untuk meminta pembaruan tentang [proyek/tugas]. Jelaskan informasi yang dibutuhkan dan batas waktunya [tanggal]. Gunakan bahasa yang ramah dan jelas.
Prompt 3: Membalas keluhan klien
Dipakai saat suasana sedang sensitif. Hasilnya balasan yang empatik tanpa janji yang belum pasti.
Bantu susun draf balasan kepada klien yang menyampaikan keluhan tentang [masalah]. Tunjukkan empati, jelaskan bahwa masalah akan ditinjau, dan jangan menjanjikan solusi atau tenggat yang belum dikonfirmasi.
Prompt 4: Email lamaran kerja
Cocok untuk jobseeker. Hasilnya draf singkat yang tinggal kamu sesuaikan dengan pengalaman aslimu.
Buat draf email lamaran untuk posisi [nama posisi] di [nama perusahaan]. Gunakan bahasa profesional, sampaikan ketertarikan secara singkat, dan sebutkan bahwa CV terlampir. Jangan mengarang pengalaman atau kualifikasi saya.
Sebelum kamu kirim, cek nama penerima, lampiran, subjek, tanggal, dan isi email. Jangan memasukkan data klien atau informasi rahasia ke layanan AI tanpa izin.
Baca Juga: Tes Excel saat Melamar Kerja: Contoh Soal dan Cara Latihan
Apa yang Perlu Diperiksa Sebelum Memakai Hasil AI di Pekerjaan Kantor?
Periksa empat hal sebelum hasil AI kamu kirim atau presentasikan: fakta, nada, kelengkapan, dan keamanan data. AI bisa terdengar sangat yakin, padahal isinya keliru atau dikarang.
Misalnya, AI menulis “rapat dilaksanakan 12 Mei” padahal kamu tidak pernah menyebut tanggal itu. Kalau lolos, kamu yang menanggung akibatnya. AI untuk produktivitas kerja memang menghemat waktu, tapi penilaian akhir tetap di tanganmu.
| Yang diperiksa | Pertanyaan pemeriksa | Cara cek singkat |
| Fakta | Apakah nama, tanggal, dan angka sesuai sumber? | Bandingkan dengan dokumen atau data asli |
| Nada | Apakah bahasanya cocok untuk penerima? | Baca ulang dari sudut pandang penerima |
| Kelengkapan | Apakah ada klaim atau pengalaman yang tidak kamu berikan? | Hapus atau tandai bagian yang dikarang AI |
| Keamanan data | Apakah informasi ini boleh diproses layanan AI? | Cek kebijakan kantor atau organisasi |
Baca Juga: 15 Rumus Excel untuk Admin yang Paling Sering Dipakai
Saatnya Tingkatkan Skill Kerja dengan AI
Setelah mencoba contoh prompt AI untuk kerja kantor di atas, langkah berikutnya adalah memperkuat aplikasi yang kamu pakai setiap hari. Prompt yang bagus lebih terasa manfaatnya kalau dokumenmu juga rapi.
Untuk belajar menyusun laporan dan dokumen dengan bantuan AI, kamu bisa melihat program Microsoft Word + AI Certifa.
Kalau kebutuhanmu lebih ke presentasi, ada juga program Microsoft PowerPoint + AI Certifa. Cek halaman programnya untuk materi, jadwal, dan ketentuan terbaru sebelum memilih kelas yang cocok.
Pertanyaan
Apa contoh prompt AI untuk pekerjaan kantor?
Contohnya meminta AI merangkum laporan, menyusun kerangka presentasi, memperbaiki bahasa dokumen, atau membuat draf email. Hasilnya lebih relevan kalau prompt mencantumkan konteks, tujuan, dan format yang kamu inginkan.
Apakah prompt AI bisa digunakan di ChatGPT dan Copilot?
Banyak instruksi dasar bisa disesuaikan untuk keduanya. Namun fitur, akses ke dokumen, dan cara menghasilkan output bisa berbeda menurut platform dan akun.
Apakah AI bisa langsung membuat file Word atau PPT?
Sebagian tools bisa membuat atau mengedit dokumen langsung, sementara yang lain hanya menghasilkan teks atau kerangka. Cek fitur yang tersedia di akunmu dan jangan anggap semua platform memberi hasil yang sama.
Apakah hasil prompt AI boleh langsung dikirim ke atasan atau klien?
Sebaiknya tidak. Periksa dulu fakta, angka, nama, nada, dan informasi rahasia sebelum mengirim atau memakainya.
